Millainen kassajärjestelmä toimii parhaiten?

Kaupassa kassajärjestelmän toimivuus  on ensiarvoisen tärkeää. Kassajärjestelmä huolehtii siitä, että rahat siirtyvät ostajalta myyjälle oikeaoppisesti. Ostotapahtuman yhteydessä varat veloitetaan yleensä ostajan pankki- tai luottokortilta ja ne siirtyvät myyjänä toimivan yrityksen tilille.

Luotettava kassajärjestelmä on kaupan, ravintolan, kampaamon tai minkä tahansa muun liikkeen toiminnan kannalta välttämätön. Mikäli rahojen siirrossa on pientäkin hankaluutta kuten hitaita yhteyksiä, se suututtaa nopeasti sekä myyjät että asiakkaat. Pahimpia ovat tilanteet, joissa jää epäselväksi, onko tapahtuma mennyt läpi eli ovatko rahat oikeasti siirtyneet tililtä toiselle.

Aikoinaan kassajärjestelmät ovat olleet hyvin yksinkertaisia: on ollut vain kassakone, jossa käteisrahaa on säilytetty. Nykyään asiat ovat kuitenkin toisin, sillä yhä suurempi osa ostoksista maksetaan korteilla ja lähimaksutoiminnolla.

Moderni kassajärjestelmä vastaa nykyajan tarpeita

Liikkeissä on nykyään entistä enemmän tarvetta paitsi lähimaksuominaisuudelle, myös kannettaville päätteille ja uusille datankäyttötavoille. Parhaimmillaan kassajärjestelmä toimii saumattomasti yhdessä sekä kirjanpidon että internetmyynnin kanssa. Summat, saldot, kuitit, palautukset ja muut kirjanpitoon vietävät tiedot saa järjestelmästä muutamalla napinpainalluksella.

Moni liike toimii nykyään siten, että myyntiä tehdään sekä paikan päällä kivijalkaliikkeessä että verkkokaupan avulla internetin välityksellä. Tällöin kassajärjestelmän on taivuttava sekä fyysisiin että digitaalisiin myyntitapahtumiin samanaikaisesti. Jos kassajärjestelmä ei ole ajan tasalla, voi käydä niin, että esimerkiksi tuotteiden saatavuustiedot eivät ole reaaliaikaiset. Näin sama tuote voidaan vahingossa myydä sekä verkkokaupan kautta että kivijalkaliikkeessä – vaikka sitä on jäljellä vain yksi.

Moderni ja hyvin suunniteltu kassajärjestelmä sopii samanaikaisesti sekä kivijalkaliike- että verkkokauppakäyttöön. Tilauskanta ja tilattavissa olevien tuotteiden määrä pysyvä ajan tasalla, ja kassavirrat sulautuvat yhteen kirjanpitoa varten. Asiakas saa saman sujuvan ostokokemuksen sekä paikan päältä että verkkokaupasta – aivan kuten yrittäjä on halunnutkin. Parhaat nykyaikaiset kassajärjestelmät sopivat yhteen esimerkiksi WordPressin varaan rakennettujen verkkokauppojen kanssa.

Kassajärjestelmää ei tarvita pelkästään yksittäisissä kaupoissa, vaan niille on tarvetta myös ravintoloissa, kampaamoissa ja kokonaisissa ketjuissa – kaikkialla, missä päivittäisiä maksutapahtumia on paljon ja yrityksen kokonaistulos syntyy pienistä yksittäisistä myynneistä. Mitä suurempi osuus yrityksen kassavirrasta tulee pieninä puroina esimerkiksi kuluttaja-asiakkailta, sitä tärkeämpää kassajärjestelmän sujuvuus on.

Mitä harvemmin kassajärjestelmässä on ongelmia, sitä enemmän myyjien, asiakaspalvelijoiden ja yrittäjän itsensä aikaa säästyy tärkeämpiin työtehtäviin kuin kassajärjestelmän nappuloiden turhaan painamiseen. Ja mitä useammin asiakkaat saavat maksun suoritettua ongelmitta, sitä helpompi heidän on luottaa siihen, että ostotapahtumat saman myyjän kanssa sujuvat tulevaisuudessakin hyvin. Se nostaa luottamusta yritystä kohtaan.

Asiantuntijalta tuki järjestelmän käyttöön

Kassajärjestelmää valittaessa kannattaa muistaa myös, ettei yrityksen liiketoiminta varmastikaan näytä tulevaisuudessa samalta kuin se näyttää nyt. Yritykset tähtäävät lähes poikkeuksetta kasvuun, ja kasvulle täytyy aina jättää varaa.

Kun yrityksen liiketoiminta kasvaa, on ehkä tarpeen lisätä inventaarioon uusia tuotteita ja poistaa vanhoja. Kenties tuotteiden lisäksi yritys alkaa myymään myös palveluita. Myyjiä tulee lisää tai parhaimmillaan toiminta laajentuu yhdestä kivijalkaliikkeestä kokonaiseksi ketjuksi.

Yrittäjän ei itse kannata käyttää aikaa järjestelmän kehittämiseen, vaan avuksi kannattaa palkata osaava ammattilainen. Monesti kyseessä on sama henkilö tai yritys, jolta kassajärjestelmä on alun perin hankittu. IT-tuki ei siis välttämättä ole tarpeen siksi, että kassajärjestelmän kanssa olisi ongelmia, vaan siksi, että yritykset harvoin pääsevät kasvamaan täysin ilman ulkopuolista apua.

Kassajärjestelmien ja muun IT:n asiantuntija osaa myös ottaa kantaa esimerkiksi tietoturvaan ja muihin liiketoiminnan arjessa tarvittaviin laitteistoihin kuten esimerkiksi UPS-laitteisiin, jotka suojaavat yrityksen tietokoneita lyhyiden sähkökatkojen tuomilta ongelmilta.

Kassajärjestelmä, sen hankinta ja ylläpito kannattaakin keskittää yhdelle henkilölle tai yritykselle. Näin esimerkiksi uusia maksupäätteitä on helposti saatavilla aina, kun niitä tarvitaan. Myös silloin harvoin, kun jokin laite rikkoutuu ja joudutaan korjaamaan, lainalaitteita on saatavilla korjauksen ajaksi ja yrityksen toiminta voi jatkua normaalisti.